آليات اعداد التقارير الفنية والإدارية والمالية والبحثية

هبه الخولي / القاهرة
استكملت الإدارة المركزية لإعداد القادة الثقافيين برئاسة الدكتورة منال علام فعاليات الورشة التدريبية “التواصل والمراسلات والتقارير ” عبر تقنية البث المباشر للعاملين بالإقليم الثقافية وديوان عام الهيئة .
وقد تناولت الأستاذة هيام عبد الحميد سعفان مدير عام إدارة المراجعة الخطاب الإداري وكيفية بناء الجملة مشيرة إلى أن هذا النوع من المكاتبات هو الأهم على الإطلاق بالرغم من انتشاره وتداوله فـي حياتنـا العمليـة بـشكلٍ كبيـر، كونه الوسيلة الإدارية الأبـرز لنقـل الأوامـر والتعليمـات داخـل المنظمـات؛ وكتابتها بشكل صحيح خال من الأخطاء لخدمة العملية الإدارية .
كما سلطت الضوء على أساليب صياغة المحضر وكيفية التعامل مع المصطلحات الفنية وتحديد الأخطاء الشائعة ومعوقات الكتابة بالإضافة إلى صياغة البيانات والمعلومات بشكل تقرير وشددت على أهمية فهم أساسيات كتابة الأعمال وتطبيق التقنيات الأساسية لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وأن هناك أهمية كبيرة للخطابات فهي أحد أبرز وسائل الاتصال، بين الإدارات في المؤسسات الحكومية والخاصة، وعلى المستوى الفردي والمؤسسي أيضا يتم من خلالها تصنيف الخطابات على أنها أحد الوثائق القانونية التي من الممكن الرجوع لها وقت الحاجة
كما تعد أحد الوسائل الإعلانية ، مع تطبيق الأساليب والمهارات الأساسية للكتابة الإدارية والفنية باستخدام أساليب التعبير المناسبة والصياغات السليمة الجذابة والمؤثرة والمهارات الاستراتيجية في صياغة التقارير وما يكتب وما لا يكتب في الرسميات، وأصناف الرسائل الرسمية وشروط الكتابة ولغتها مع مراعاة أن يكون متن الخطاب دقيق في وصف الطلب أو السبب في إرسال الخطاب، وأن يكون قدر الإمكان مقتضب، وأن يقسم إلى عدد من النقاط في حالة أنه يحتوي على تفنيد لعدد من الأمور التي يتطلب توضيحها .