الإدارة الجيدة للوقت من أهم مقومات النجاح

بقلم… سيد السيسى
مما لا شك فيه أن الوقت يعتبر من أهم الموارد التي لم يحسن استغلالها الاستغلال الصحيح، لا من قبل الأفراد ولا من قبل المؤسسات إلا ما ندر، فهدر الوقت وعدم الانتباه إلى أهمية تنظيمه وإدارته سلوك شائع على جميع المستويات خصوصاً في دول العالم الثالث التي لم تعط ذلك المورد الاستثماري حقه من الأهمية والاهتمام. لذلك فإن لم تتم إدارته بصورة فعالة ومفيدة فلن تتم إدارة أي شيء آخر بنجاح، ذلك أن الوقت يستهلك بصورة منتظمة ولا يمكن ادخاره أو تعويضه أو تأجيله وهو بذلك يختلف عن بقية الموارد الأخرى مثل الموارد البشرية أو الطبيعية أو المادية.

إن إدارة الوقت تعرف بأنها الاستخدام الرشيد والجيد والصائب للوقت المحدد بالدقائق والثواني، وذلك لانجاز مهمة أو مهمات معينة، أي أن إدارة الوقت عبارة عن علم وفن الاستخدام الأمثل للوقت، أو علم استثمار الزمن في المفيد بشكل فعال. وفن إدارة الوقت فن قائم على التخطيط والتنظيم والمتابعة والتنسيق والتحفيز والاتصال وهو من أندر وأثمن عناصر أي مشروع، إذاً إدارة الوقت عبارة عن مجموعة من المبادئ والممارسات والأدوات والمهارات والنظم التي تساعد على استخدام الوقت لإنجاز ما نريد.
لعل من أهم خصائص الوقت إنه سريع الجريان وما مضى منه لا يعود، وأنه أغلى ما يملكه الإنسان ذلك أن الوقت يمثل عمره ليس هذا فحسب، بل أنه يحاسب على ما أفناه فيه، وهذا يعني أن العمر مورد شديد الندرة لذلك يحسن استغلاله بحكمة وروية

إن الاهتمام بإدارة الوقت نابع من الأهمية الكبيرة للوقت في الحياة الشخصية والنجاح الوظيفي لكل من الفرد والجماعة والمؤسسات والدول، ذلك أن تعلم كيفية إدارة الوقت بشكل فعال يحقق الاستفادة القصوى منه، ولعل من أبرز وأهم أسباب الاهتمام بإدارة الوقت:

إن الوقت مورد ناضب بالنسبة لأي كائن حي، فكل شيء له عمر زمني محدد فهو لا يخزن أو يحفظ لاستخدامه فيما بعد، لذلك فالوقت الذي لا يستخدم بشكل جيد لا يمكن استرداده، فالعمر يستهلك بصورة مستمرة، ولذلك فإن ساعة من التخطيط توفر عشر ساعات من التنفيذ.

إن إدارة الوقت تساعد على إنجاز الأهداف المخطط لها بوقت أقل وفعالية أفضل.

الإدارة الجيدة للوقت تخفف من الضغوط في العمل وخارجه كما أنها تحسن نوعية العمل وإنتاجيته وسرعة إنجازه.

إدارة الوقت بصورة فعالة توفر فائضاً من الوقت يمكن أن يستغل في أمور وفعاليات أخرى مفيدة مثل التطوير الذاتي والترفيه وغيرها.

من هذه المنطلقات نجد أن أهمية الوقت ترفع إلى كيفية إدارته وستغلاله بصورة مثلى من قبل العاملين وتزداد أهمية إدارة الوقت بصورة خاصة على المستوى الفردي والجماعي وفي المنظمات العامة والخاصة بدءاً من القادة الإداريين في قمة الهرم الإداري وصولاً إلى المشرفين والعاملين في المستويات الأولى، فالإدارة الجيدة تسعى إلى استثمار الوقت باعتباره مورداً فريداً لا يمكن إدخاره، إنما يمكن استخدامه واستغلاله بحكمة ومنطق. فالاهتمام بالوقت يوفر الجهود والموارد والعاملين، كما أن استخدامه بفعالية يمكن أن يغيّر بعض الأساليب والعادات القديمة غير المفيدة في العمل.
ولعل من أهم خصائص الوقت إنه سريع الجريان وما مضى منه لا يعود، وأنه أغلى ما يملكه الإنسان ذلك أن الوقت يمثل عمره ليس هذا فحسب، بل أنه يحاسب على ما أفناه فيه، وهذا يعني أن العمر مورد شديد الندرة لذلك يحسن استغلاله بحكمة وروية.

وعلى العموم يمكن تقسيم الوقت إلى عدد كبير من الأنواع كل واحد منها يهم شريحة معينة يحسن بها إدارتها بصورة تضمن الاستفادة منه ولعل من أهم تلك الأنواع ما يلي:

الوقت الإبداعي: وهذا النوع من الوقت مخصص للدراسة والبحث والاستقصاء وكذلك التخطيط ووضع الحلول وتحديد الأولويات وخلق الشعور بأهمية المتابعة والإنجاز.

الوقت الانتاجي: وهذا يعتمد على برمجة الوقت وتحديد الوقت المثالي في العمل لاستغلاله في العملية الإنتاجية.

الوقت المخصص للنشاطات الفرعية والذي يجب أن لا يتعارض مع أوقات الإبداع والإنتاج.

الوقت التحضيري: وهو الوقت الذي يسبق الأوقات السابقة الذكر، وهذا الوقت يعنى بجمع المعلومات وإعداد بيئة العمل وتحديد أساليب وأدوات العمل ويشمل ذلك تقليل الهدر وخفض التكاليف.
وللحديث بقية…..